Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz

Wer in Deutschland ein „Business“ starten möchte, gründet regelmäßig eine Gesellschaft, z.B. eine GmbH. Neben dem anschließenden Marketing spielen dann auch schnell die Buchhaltung und die erste Steuererklärung eine Rolle. Die diesbezüglichen Rechte und Pflichten sind gesetzlich geregelt. Nicht allen Gründern bzw. Unternehmern ist jedoch bewusst, dass auch gesetzliche Regelungen in Bezug auf die Geschäftskorrespondenz existieren.

Pflichtangaben auf Bestellscheinen, Rechnungen und Webseite

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes statuiert beispielsweise bestimmte Pflichtangaben, die in jeder Rechnung gemacht werden müssen.

§ 5 des Telemediengesetzes regelt hingegen, welche Angaben das Impressum einer Homepage enthalten muss, wenn damit deutsche Kunden angesprochen werden.

Die für die jeweilige Unternehmensrechtsform spezifisch geltenden Regelungen ergeben sich sodann aus den verschiedenen Gesetzen wie z.B. dem HGB oder dem GmbHG.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Unter einem Geschäftsbrief wird im Allgemeinen jede nach außen gerichtete Mitteilung einer Gesellschaft verstanden, die ihre geschäftliche Betätigung betrifft. Auf die Form kommt es dabei nicht an. Vom Begriff erfasst sind also insbesondere auch Faxe und E-Mails. Sogar Postkarten können Geschäftsbriefe sein. Selbst SMS, Twitter-Mitteilungen oder Blogbeiträge müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, sofern sie für geschäftliche Mitteilungen genutzt werden.

Die „geschäftliche Betätigung“ betreffen z.B.:

• Vertragsangebote
• Vertragsannahmen
• Bestellscheine
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Übermittlung oder die Anforderung von Informationen
• Werbeschreiben

Ein Vertrag ist hingegen kein Geschäftsbrief. Ein Anschreiben, mit dem jedoch ein einseitig unterzeichneter Vertrag zur Unterzeichnung an den Vertragspartner übersandt wird, ist hingegen ein Geschäftsbrief.

Nachfolgend finden Sie die Pflichtangaben für die in der Praxis gängigsten Unternehmensrechtsformen wie z.B. der GmbH und der Kommanditgesellschaft (in Form der „KG“ und der „GmbH & Co. KG“).

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH – § 37a HGB, § 35a GmbH-Gesetz

• vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
• die Rechtsform, also „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“, es genügt die Abkürzung „GmbH“ bzw. bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) diese Bezeichnung oder die Abkürzung „UG“ (haftungsbeschränkt);
• den Sitz der Gesellschaft;
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
• alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat, müssen dazu ebenfalls Angaben gemacht werden. Die Bestimmungen für die GmbH gelten gleichzeitig auch für die gemeinnützige GmbH.

Kommanditgesellschaften (in Form der „KG“ und der „GmbH & Co. KG”) – § 177a i.V.m. §§ 37a, 125a HGB

Wenn mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind folgende Angaben notwendig:

• vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
• Rechtsformzusatz „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemeinverständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, z. B. KG;
• Ort der Handelsniederlassung;
• Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer.

Wenn kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, werden zusätzlich folgende Angaben noch erforderlich:

• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter.

Sofern es sich bei den persönlich Haftenden um eine GmbH handelt (also bei einer GmbH & Co. KG), werden zusätzlich folgende Angaben noch erforderlich:

• die Firmen der Gesellschafter sowie die jeweils für deren Rechtsform vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen.

Für andere Rechtsformen, wie z. B. die Aktiengesellschaft, nicht zuletzt aber auch für Einzelkaufleute oder andere Personenhandelsgesellschaften wie z.B. die „OHG“ und deutsche Zweigstellen ausländischer Unternehmen, gibt es vergleichbare gesetzliche Regelungen.

Welche Sanktionen drohen, wenn erforderliche Pflichtangaben fehlen?

Werden beispielsweise die nach § 35a GmbHG oder § 177a i.V.m. §§ 37a, 125a HGB erforderlichen Pflichtangaben nicht getätigt, kann das zuständige Registergericht die Geschäftsführung durch Festsetzung eines Zwangsgelds in Höhe von bis zu Euro 5.000,00 zur Angabe der erforderlichen Pflichtangaben anhalten.

Des Weiteren stellt die Nichtbefolgung der der besagten Vorschriften grundsätzlich auch einen Verstoß gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb dar. Dies kann kostspielige Abmahnungen durch Mitbewerber nach sich ziehen.

Praxistipp

Die Angabe der jeweils zu tätigenden Pflichtangaben in der Geschäftskommunikation sollte ernst genommen werden und die die bestehende Verpflichtung ordnungsgemäß erfüllt werden. Nur so können Zwangsgelder des Registergerichts und Abmahnungen von Mitbewerbern vermieden werden.

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